Instytut Elektrotechniki poszukuje osoby do pracy w sekretariacie.

Dodano 13.10.2017

Instytut Elektrotechniki poszukuje osoby do pracy w sekretariacie

 

Zakres obowiązków na stanowisku:

- obsługa korespondencji:

  • przyjmowanie korespondencji przychodzącej, rejestracja, rozdzielanie
  • rejestracja korespondencji wychodzącej, adresowanie, przygotowanie do wysyłki, nadawanie w urzędzie pocztowym

- zamawianie przesyłek kurierskich,

- obsługa połączeń telefonicznych/ przełączanie rozmów,

- obsługa poczty elektronicznej w zakresie komunikacji sekretariatu z pracownikami oraz odpowiednimi działami w IEL Warszawa,

- obsługa zleceń i umów o realizację usług: rejestrowanie, opisywanie, skanowanie, wysyłka w wersji elektronicznej do właściwego działu w IEL Warszawa,

- obsługa wniosków zakupowych: rejestrowanie, opisywanie, skanowanie, wysyłka w wersji elektronicznej do właściwego działu w IEL Warszawa,

- obsługa faktur zakupowych: rejestrowanie, opisywanie, skanowanie, wysyłka w wersji elektronicznej do właściwego działu w IEL Warszawa,

- obsługa godzinowych kart pracy: rejestrowanie, opisywanie, skanowanie, wysyłka w wersji elektronicznej do właściwego działu w IEL Warszawa,

- obsługa wniosków urlopowych oraz zwolnień lekarskich oraz innych dokumentów związanych z obsługą kadr: rejestrowanie, opisywanie, skanowanie, wysyłka w wersji elektronicznej do właściwego działu w IEL Warszawa,

- nadzór nad listami obecności pracowników, opisywanie, skanowanie, wysyłka w wersji elektronicznej do właściwego działu w IEL Warszawa,

- obsługa dokumentów delegacji: rejestrowanie, opisywanie, skanowanie, wysyłka w wersji elektronicznej do właściwego działu w IEL Warszawa,

- redagowanie dokumentów, pism, umów, zarządzeń,

- przygotowanie dokumentów do podpisów,

- organizowanie wysyłki dokumentów w wersji papierowej do IEL Warszawa,

- nadzór nad archiwum IEL OW,

- nadzór nad biblioteką i zbiorem norm IEL OW – składanie zamówień, rejestracja, wypożyczanie,

- wprowadzanie danych o dorobku pracowniczym do systemów Polon oraz PBN,

- organizacja zakupów materiałów biurowych oraz środków czystości, wydawanie materiałów pracownikom,

- zakup i wydawanie znaczków pocztowych oraz biletów MPK,

- prowadzenie dokumentacji związanej z realizacją prac statutowych,

- nadzór nad dokumentami i działaniami związanymi z funkcjonowaniem infrastruktury:

  • budynków
  • instalacji elektrycznej,
  • instalacji gazowej,
  • instalacji CO,
  • instalacji kominowej,
  • instalacji telefonicznej,
  • instalacji wod-kan,
  • wind,
  • dostawy usługi dostępu do Internetu,
  • wywozu śmieci,
  • wywozu odpadów (prowadzenie odpowiedniej dokumentacji),
    • zamawianie i rzliczanie przeglądów,
    • utrzymanie ciągłści ubezpieczenia,
    • utrzymanie ciągłści dostaw (umów), opłat i podatków.

- nadzór nad dokumentami i czynnościami związanymi z obsługą pojazdu służbowego (przeglądy, ubezpieczenie, naprawy, czynności konserwacyjne),

- nadzór nad zapewnieniem wystroju budynku (wywieszanie flag),

- przygotowanie gabinetu/ sali konferencyjnej do seminariów/spotkań, w tym przygotowanie napojów dla gości.

Mile widziana dobra znajomość języka obcego (angielski ew. niemiecki).

Oferty prosimy składać na adres: ielow@iel.wroc.pl

Termin składania ofert: 20.10.2017

Instytut Elektrotechniki, Oddział Technologii i Materiałoznawstwa Elektrotechnicznego we Wrocławiu
ul. M. Skłodowskiej-Curie 55/61, 50-369 Wrocław, tel. 71 328 30 61, fax 71 328 25 51, ielow@iel.wroc.p
l